Umowa o współadministrowanie danymi osobowymi - SEC

Niniejsza umowa o współadministrowanie danymi osobowymi zawarta 5 kwietnia 2024r. w Gdańsku pomiędzy:

SEC Sp. z o. o – 80-871 Gdańsk, ul. Twarda 12, NIP 5833243574, REGON 367103709, KRS 0000674874, reprezentowaną przez: Piotra Piłata – Prezesa Zarządu,
SEC Pomorze Sp. z o. o – 80-871 Gdańsk, ul. Twarda 12, NIP 9571047195, REGON 221146008, KRS 0000372771, reprezentowaną przez: Piotra Piłata – Prezesa Zarządu,
SEC Supply Sp. z o.o. – 80-871 Gdańsk, ul. Twarda 12, NIP 5833466110, REGON 523885440, KRS 0001006352 reprezentowaną przez: Piotra Piłata – Prezesa Zarządu,
SEC Operations Sp. z o.o. – 80-871 Gdańsk, ul. Twarda 12, NIP 5833444976, REGON 521264313, KRS 0000953111 reprezentowaną przez: Piotra Piłata – Prezesa Zarządu,
SEC Constructions Sp. z o.o. – 80-871 Gdańsk, ul. Twarda 12, NIP 5833487402, REGON 526293727, KRS 0001056304 reprezentowaną przez: Piotra Piłata – Prezesa Zarządu,
SEC Finance Sp. z o.o. – 80-871 Gdańsk, ul. Twarda 12, NIP 5833435167, REGON 389704001, KRS 0000916949 reprezentowaną przez: Agatę Orzech – Prezesa Zarządu,
SEC Norge AS – 5416 Stord, Amlievegen 13, VAT: NO 898 125 882 reprezentowaną przez: Piotra Piłata – prezesa zarządu,
SEC GMBH -10719 Berlin, Kurfürstendamm 226, VAT: DE 357 101 812 reprezentowaną przez: Piotra Piłata – Prezesa Zarządu,
SEC GB&NI LTD – PO2 0LH Portsmouth England, 18 London Road, VAT: GB 413 872 791, reprezentowaną przez: Piotra Piłata – Prezesa Zarządu,

zwanymi dalej łącznie „Współadministratorami” lub „Stronami”, bądź każda z osobna
"Współadministratorem" lub "Stroną".

Zważywszy, że:

a) Strony są spółkami powiązanymi relacjami kapitałowymi i osobowymi,

b) Strony współpracują ze sobą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej polegającej na działalności wyspecjalizowanych Agencji Prac Tymczasowych oraz działalnościach wspomagających proces zatrudnienia personelu do realizacji projektów w przemysłach: konstrukcji stalowych i instalacji rurociągowych, naftowo-gazowym, petrochemicznym, okrętowym, energetyki wiatrowej w Norwegii, Niemczech i Wielkiej Brytanii oraz na terenie UE,

c) Strony korzystają ze wspólnej infrastruktury teleinformatycznej, systemów informatycznych i aplikacji służących przetwarzaniu danych osobowych,

d) Strony zgodnie z art. 26 ust. 1 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane RODO) określają wspólnie cele i sposoby przetwarzania,

Strony postanawiają zawrzeć niniejszą umowę, zwaną dalej Umową.

I. Przedmiot umowy.

1.1. Przedmiotem Umowy jest dokonanie przez Strony uzgodnień, o których mowa w art. 26 ust. 1 RODO.

1.2. Przedmiotem Umowy jest także dokonanie przez Strony innych uzgodnień, związanych ze współadministrowaniem danymi osobowymi przez Strony.

II. Postanowienia ogólne.

2.1. Niniejsza Umowa dotyczy wyłącznie podmiotów je zawierających, a wchodzących w skład grupy SEC.

2.2. Strony będą ze sobą ściśle współpracować przy wykonywaniu Umowy, celem zapewnienia możliwie największej ochrony praw osób, których dane dotyczą, wynikających z RODO i z innych właściwych przepisów prawa.

2.3. Strony będą się niezwłocznie informować o wszelkich okolicznościach mających wpływ na wykonywanie Umowy.

III. Cel i zakres przetwarzania współadministrowanych danych osobowych.

3.1. Strony zgodnie ustalają, że przetwarzanie danych osobowych, jakie znajdują się bądź mogą w przyszłości znaleźć się w ich posiadaniu, w zależności od kategorii tych danych oraz kategorii osób, których dane dotyczą, będzie następowało m. in. w celu:

a) wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,

b) wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na danym Współadministratorze,

c) ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej,

d) wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią,

e) realizacji, na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, również innych celów wyznaczonych zgodnie przez Strony.

3.2. Do danych osobowych objętym niniejszą Umową należą w szczególności dane ich: pracowników, kandydatów do pracy, współpracowników, klientów, kontrahentów.

IV. Powołanie Inspektora Ochrony Danych

4.1. Zgodnym zamiarem Stron przedmiotowej umowy jest nie tylko wspólne określanie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych, ale również wykonanie zadań spoczywających na Stronach, jako Współadministratorach, zgodnie z RODO.

4.2. Celem ustalenia jednolitych sposobów przetwarzania danych osobowych przez
Współadministratorów dla wykonywania zadań wynikających z RODO, Strony zgodnie postanawiają, iż powołują wspólnie dla wszystkich Współadministratorów Inspektora Ochrony Danych (IOD), o którym mowa w art. 37 ÷ 39 RODO.

4.3. Strony wspólnie ustalają, że Inspektor Ochrony Danych będzie stanowił punkt kontaktowy, o którym mowa art. 26 ust. 1 RODO dla osób, których dane są przetwarzane przez wszystkich Współadministratorów.

4.4. W ramach wykonywania czynności w ramach punktu kontaktowego IOD otrzymuje do dyspozycji adres e-mail: [email protected].

4.5. Niezależnie od wskazania punktu kontaktowego, o którym mowa w ust. 4.4., Strony potwierdzają, że zgodnie z art. 26 ust. 3 RODO, osoba, której dane dotyczą, może wykonywać przysługujące jej prawa wynikające z postanowień RODO wobec każdej ze Stron.

V. Podejmowania decyzji o celach i sposobach przetwarzania danych.

5.1. Decyzje co do celów i sposobów przetwarzania danych będą podejmowane wspólnie przez współadministratorów przy uwzględnieniu praw osób, których dane dotyczą i analizie podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych.

5.2. Sposób podejmowania wspólnych decyzji, dotyczy również możliwości korzystania przez poszczególnych Współadministratorów z konkretnych podmiotów przetwarzających w zakresie wykonywania czynności przetwarzania.

5.3. Strony ustalają, że każdy ze Współadministratorów może samodzielnie zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie wykonywania czynności przetwarzania.

VI. Zadania i obowiązki Współadministratorów względem osób, których dane dotyczą.

6.1. Każdy ze Współadministratorów jest zobowiązany do samodzielnego wypełniania obowiązków informacyjnych wskazanych w art. 13 i 14 RODO w zakresie, w jakim zbiera bądź pozyskuje poszczególne kategorie danych osobowych, bez względu na cel oraz sposób ich dalszego przetwarzania. Współadministratorzy zobowiązani są do stosowania klauzul informacyjnych według aktualnych wzorów.

6.2. Podczas Współadministrowania danymi osobowymi, na każdym etapie ich przetwarzania, Spółki zapewniają właścicielom danych realizację praw przysługujących im na mocy RODO, to znaczy:

a) prawa do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 7 RODO,

b) prawa dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii zgodnie z art. 15 RODO,

c) prawa do sprostowania oraz uzupełnienia danych zgodnie z art. 16 RODO,

d) prawa do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO,

e) prawa do ograniczenia przetwarzania danych zgodnie z art. 18 RODO,

f) prawa do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO,

g) prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych zgodnie z art. 21 RODO,

h) prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego zgodnie z art. 77 RODO.

6.3. Realizacja praw właściciela danych osobowych jest wykonywana przez IOD za pomocą adresu e-mail: [email protected] (punkt kontaktowy).

6.4. Wszelkie żądania właściciela danych osobowych zgłoszone za pośrednictwem punktu kontaktowego będą przekazywane do wiadomości właściwemu Administratorowi.

6.5. Za realizację praw osób, których dane dotyczą, odpowiada ten Współadministrator, który jest w stanie fizycznie zrealizować żądanie w danej sprawie (tj. np. usunąć lub udostępnić dane osobowe). Jeżeli żądanie jest w stanie zrealizować więcej niż jeden Współadministrator - za jego realizację odpowiedzialny jest ten, do którego wpłynęło żądanie lub który jako pierwszy powziął o nim wiadomość.

6.6. Za zbieranie zgód na przetwarzanie danych oraz za spełnianie obowiązku informacyjnego - także w imieniu innych administratorów, odpowiada ten administrator, który jako pierwszy ze Współadministratorów pozyskuje dane osobowe.

6.7. W przypadku, gdy naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, każdy ze Współadministatorów zobowiązany jest, bez zbędnej zwłoki, zawiadomić osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu. Strony zobowiązane są ponadto do pełnej współpracy z Inspektorem oraz stosowania się do jego dalszych instrukcji i zaleceń.

6.8. Za decydowanie o środkach technicznych i organizacyjnych przetwarzania danych osobowych, w tym o zasobach uczestniczących w operacjach przetwarzania danych osobowych, odpowiada SEC Sp. z o.o., chyba że inny Współadministrator przetwarza dane we własnym imieniu i na własnych zasobach - wtedy odpowiedzialny jest ten Współadministrator.

VII. Zadania i obowiązki Współadministratorów względem organów nadzoru

7.1. Strony postanawiają, że Inspektor Ochrony Danych stanowił będzie punkt kontaktowy dla organu nadzorczego, o którym mowa art. 39 ust. 1 lit. e) RODO we wszelkich kwestiach związanych z przetwarzaniem przez Współadministratorów danych osobowych, zgodnie z zawartą umową.

7.2. W związku z powołaniem Inspektora Ochrony Danych, Strony zobowiązują się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie organ nadzorczy, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

VIII. Odpowiedzialność.

8.1. Strony ponoszą wobec siebie pełną odpowiedzialność za naruszenie postanowień Umowy.

8.2. Każdy Współadministrator odpowiada za działania i zaniechania osób, przy pomocy których będzie przetwarzał Dane Osobowe (w tym Podmiotów Przetwarzających), jak za działania lub zaniechania własne.

8.3. Każdy Współadministrator odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Administratora.

8.4. Współadministrator dopuszczający się naruszenia przepisów RODO lub innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego jest zobowiązany, w ramach swojej odpowiedzialności za przetwarzanie Danych Osobowych, do współpracy z drugim Współadministratorem w razie postępowania przed organem nadzorczym lub sporu sądowego z podmiotem Danych Osobowych.

8.5. W przypadku, gdy Podmiot Przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony Danych Osobowych, pełna odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków przez Podmiot Przetwarzający spoczywa na Współadministratorze, który powierzył mu Przetwarzanie.

IX. Czas trwania Umowy. Postępowanie w przypadku zakończenia obowiązywania Umowy.

9.1. Umowa została zawarta na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem zawarcia.

9.2. Każdej ze Stron przysługuje prawo złożenia wypowiedzenia umowy o współadministrowaniu z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

X. Postanowienia końcowe.

10.1. Umowa została zawarta w dziewięciu jednobrzmiących egzemplarzach, po jednej dla każdej ze Stron.

10.2. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.